ﾛｼﾞｺﾑ／内部統制ｼｽﾃﾑの整備に関する基本方針を改定｜物流ﾆｭｰｽ

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■ﾛｼﾞｺﾑ／内部統制ｼｽﾃﾑの整備に関する基本方針を改定

内部統制ｼｽﾃﾑの整備に関する基本方針の改定に関するお知らせ

　当社は､平成18年５月19日開催の取締役会において､内部統制ｼｽﾃﾑの整備に関する基本方針を決議いたしましたが､平成19年５月18日開催の取締役会において､同基本方針の一部改定を決議いたしましたのでお知らせいたします｡改定後の同基本方針は以下のとおりであります｡

記

　株式会社の業務の適正を確保する体制に関する法務省令に基づく取締役会決議内容

１．取締役･使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
　当社の規模（平成19年5月現在､使用人はﾊﾟｰﾄ社員を含み50名未満）から､専任の取締役の下､以下の体制により､ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽを確保するよう努めている｡

(1) ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽは､横断的･総括的に管理部が対応する｡
(2) ﾁｪｯｸ体制として､稟議書が各部門に回覧されるﾌﾟﾛｾｽで､回覧部門からの質問又は指示事項を記載できる欄を稟議書に設けているため､法令等に限らず､稟議書上の不明事項にはﾁｪｯｸが入ることとなっている｡また､執行役員会における決裁案件報告時に､起案部門長は稟議書に記載された質問事項の他に会議での質問事項に回答しなければならない仕組みとなっている｡
(3) 内部監査部門を設置し､内部監査を実施することにより､内部統制の有効性と妥当性の確保に努めている｡
(4) 監査役が執行役員会その他の重要な会議への出席ができるものとしている｡

２．取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
(1) 当社は文書管理規程を定め､これにより次の各号に定める文書（電磁的記録を含む｡以下､同じ）を関連資料とともに保存する｡保管責任者は総務責任者（現在は管理部総務ｾｸｼｮﾝﾁｰﾌﾏﾈｰｼﾞｬｰ）とする｡
?株主総会議事録
?取締役会議事録
?執行役員会議事録
?稟議書
?税務署その他官公庁､証券取引所に提出した書類の写し
?その他文書管理規程に定める文書

(2) 前項各号に定める文書の保存期間は10年間とし､取締役または監査役から閲覧の要請があった場合､本社において速やかに閲覧が可能である｡

(3) 第1項の文書管理規程の改定は､執行役員会の承認を得るものとする｡
３．損失の危険の管理に関する規程その他の体制
　全般的には､組織横断的ﾘｽｸ状況の監視並びに全社的対応は管理部が行い､各部門が所管する業務に付随するﾘｽｸ管理（監視､報告､対応､予防）は担当部門が行うこととしている｡
　当社が管理する不動産物件に緊急の事故等があった場合には､物件を管理する部門（担当部門）が内部監査室に報告し､同室より社長へ緊急連絡を入れる仕組みとなっている｡社長は同室の連絡により､担当部門へ直接指示を行う｡内部監査室は速やかに現場調査など事故の調査を行う｡

４．取締役の職務の執行が効率的に行なわれることを確保するための体制
　当社は､以下の経営ｼｽﾃﾑを用いて､取締役の職務執行の効率化を図っている｡
(1) 取締役及び社員が共有する全社的な目標を定め､この浸透を図るとともに､この目的に基づく３事業年度を期間とする｢中期経営計画｣を策定する｡
(2) 取締役会は､中期経営計画を具体化するため､中期経営計画に基づき､毎期､事業部門の業績目標を年度予算として設定する｡新規事業及び設備投資については､原則として､中期経営計画の目標達成への貢献を基準に､その優先順位を決定する｡同時に､中期経営計画を実現するための効率的な人的資源の配分を行う｡
(3) 月次の業績はＩＴを活用したｼｽﾃﾑ（ﾈｯﾄﾜｰｸ上にｱﾌﾟﾘｹｰｼｮﾝを置き､関連部門で活用を可能にしている）により､管理会計としてﾃﾞｰﾀ化され､取締役に報告される｡取締役は部門責任者に対し､予算と実績の差異の説明を求め､その原因及び目標が未達の場合の改善策を報告させる｡
(4) 当社は､業務管理の一環としてｸﾞﾙｰﾌﾟｳｴｱ（情報を共有するためのＩＴﾂｰﾙ）を利用している｡そのため､取締役は､使用人のｽｹｼﾞｭｰﾙ及び業務日報（事業部門に限る）をいつでも参照可能であり､個々の使用人の業務内容まで把握が可能である｡
(5) 当社は､月次で各部門の業務内容及び予算実績差異報告を実施しており､常勤取締役から報告内容に関する質問及び指示を受ける時間を設けている｡

５．株式会社並びにその親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
　当社は関連会社管理規程を設けており､その実行により子会社の業務の適正を確保している｡主な内容は以下の通りである｡
(1) 一定の事項につき､子会社で決議する前に当社社長の決裁を受けること｡
(2) 主管部署を社長室と定めており､関係会社の事業全般を統轄すること｡
(3) 在米子会社については､訴訟社会と言われるｱﾒﾘｶの実状に鑑み､｢係争防止の遵守事項｣を定めていること｡
(4) 原則として毎年１回､定時又は臨時の内部監査を実施すること｡
　また､子会社への定期的な業績管理の一環として､当社定時取締役会にて予算実績の差異報告並びに業務報告を実施している｡

６．監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制
　内部監査規程により､内部監査室は､｢可能な限り監査役会及び外部監査人（会計監査人）と密接な連携を保ち監査効果の向上に務めなければならない｡｣と定めてある｡

７．前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項
　内部監査室の人選にあたっては､代表取締役は監査役の意見を聞く｡

８．取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
(1) 当社は常勤監査役が取締役会､執行役員会に出席しており､適宜監査役からの質疑を実施可能な体制を取っている｡
(2) 監査役から報告要請があれば､管理部をはじめ担当部署が迅速に対応することとなっており､監査役はその権限に基づき､円滑な活動が可能である｡

９．その他監査役の監査が実効的に行なわれることを確保するための体制
　監査役は､代表取締役をはじめ､他の取締役及び各使用人から､適宜個別のﾋｱﾘﾝｸﾞや意見交換を実施することができる｡

以上