富士通／渋谷区｢電子決裁･文書管理ｼｽﾃﾑ｣を｢IPKNOWLEDGE｣をﾍﾞｰｽに構築｜物流ﾆｭｰｽ

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■富士通／渋谷区｢電子決裁･文書管理ｼｽﾃﾑ｣を｢IPKNOWLEDGE｣をﾍﾞｰｽに構築

公文書管理の電子化と100%電子決裁を強力に推進渋谷区｢電子決裁･文書管理ｼｽﾃﾑ｣を｢IPKNOWLEDGE｣をﾍﾞｰｽに構築

当社は､渋谷区（注1）の公文書の電子化による管理ﾌﾟﾛｾｽ最適化および職員の業務効率化の推進と電子決裁による迅速な意思決定を実現する｢電子決裁･文書管理ｼｽﾃﾑ｣を構築し､渋谷区は､本ｼｽﾃﾑの4月からの本格運用開始に向けて､2月1日より順次稼働を開始しました｡
本ｼｽﾃﾑは､自治体における公文書の収受（注2）から起案､決裁､保管､廃棄までの公文書ﾌﾟﾛｾｽを網羅し､決裁履歴管理機能や､電子付箋､効果･分析機能などを標準装備した当社ﾊﾟｯｹｰｼﾞｿﾘｭｰｼｮﾝ｢FUJITSU 公共ｿﾘｭｰｼｮﾝ IPKNOWLEDGE V3（ｱｲﾋﾟｰﾅﾚｯｼﾞ V3､以下｢IPK｣）｣を採用することで､ｶｽﾀﾏｲｽﾞすることなく短期間で､渋谷区のほぼ全ての公文書管理ﾌﾟﾛｾｽの電子化を実現しました｡渋谷区では100%電子決裁化に向け､組織横断での業務ﾌﾟﾛｾｽ改革を実施し､当社は運用ﾙｰﾙの整備に係る支援も行いました｡
本取り組みは､政府のﾃﾞｼﾞﾀﾙ･ｶﾞﾊﾞﾒﾝﾄ実行計画の一つである総務省の｢電子決裁移行加速化方針｣に準じており､今後も当社は､渋谷区における電子化の推進やﾜｰｸｽﾀｲﾙ改革を支援していきます｡

背景
公文書に関連した事件などを背景に､2018年7月の閣僚会議において公文書管理方法の見直しと改善施策が検討され､公文書の作成から保存､管理､移管までを一貫して電子的に行う仕組みの構築について､総務省の基本的な指針｢電子決裁移行加速化方針｣が策定されました｡
渋谷区は､2019年1月の庁舎移転とそれに伴うICT 基盤の整備を機に､ﾜｰｸｽﾀｲﾙ改革の一環として､迅速な意思決定を実現する電子決裁を含む公文書管理ﾌﾟﾛｾｽの電子化による職員の業務効率化などを目指し､2019年4月から｢電子決裁･文書管理ｼｽﾃﾑ｣の本格運用を開始します｡
渋谷区のIPKをﾍﾞｰｽとする｢電子決裁･文書管理ｼｽﾃﾑ｣導入のﾎﾟｲﾝﾄ

電子化をﾍﾞｰｽとする公文書管理ﾌﾟﾛｾｽ改革を実施

紙をﾍﾞｰｽとする従来の公文書業務ﾌﾟﾛｾｽを組織横断で大幅に見直し､公文書の収受から起案､決裁､保管､廃棄までを一貫して電子的に行うﾙｰﾙや､事務手続きや添付書類の取り扱いなどの全庁統一の公文書管理基準を策定｡
新たな公文書ﾌﾟﾛｾｽを支えるｼｽﾃﾑについても｢電子決裁･文書管理ｼｽﾃﾑ｣と既存の財務会計ｼｽﾃﾑとを連携させ､財務会計決裁を含めて電子決裁化を実現｡
新たな公文書管理業務を定着させるため､職員だけでなく､区長や副区長などの特別職にも研修を実施｡

公文書決裁100％電子化による迅速な意思決定

研修を受講する長谷部区長

従来の紙媒体での決裁では､最多十数か所におよぶ決裁手続きなどにおいて決裁箱に留まる時間や持ち回る手間がかかっていたが､電子決裁により､決裁の迅速化と業務効率化が可能｡
ICT基盤を活用し､決裁者は時間や場所にとらわれずに迅速かつ柔軟に決裁可能｡
複数の決裁者に対して並行して決裁処理が進められる運用にしたことで意思決定を迅速化｡

電子化による公文書の適正管理とﾍﾟｰﾊﾟｰﾚｽ化の促進

公文書の収受から起案､決裁､保管､廃棄までの適切な管理と分類を行い､公文書のﾗｲﾌｻｲｸﾙを一元管理するとともにﾍﾟｰﾊﾟｰﾚｽ化を推進｡電子化できない添付公文書についても添付公文書ごとの廃棄時期を明示した簿冊ﾗﾍﾞﾙ（注3）の情報を本ｼｽﾃﾑで管理し､保管､廃棄を適正かつ確実に実施｡

拡大ｲﾒｰｼﾞ

今後について
当社は､今後も渋谷区におけるさらなる公文書の電子化促進や蓄積ﾃﾞｰﾀの分析などにより､｢ちがいをちからに変える街｡渋谷区｣の実現に貢献していきます｡
また､自治体向けｼｽﾃﾑの開発および導入･運用保守で約30年に渡り培った業務ﾉｳﾊｳをもとに､ﾄｯﾌﾟｼｪｱを誇る｢IPK｣をはじめとする自治体業務｢INTERCOMMUNITY21ｼﾘｰｽﾞ｣などのｿﾘｭｰｼｮﾝを通じて､ICTで社会問題や地域課題を解決し､人や社会の豊かさの実現を目指します｡

拡大ｲﾒｰｼﾞ

商標について
記載されている製品名などの固有名詞は､各社の商標または登録商標です｡

以上

注釈

注1?渋谷区：
所在地東京都渋谷区宇田川町1-1､区長長谷部健
注2?収受：
団体宛に到達した文書に対して､正式に公文書として扱うものとして受け付けること
注3?簿冊ﾗﾍﾞﾙ：
文書をとじるﾌｧｲﾙの背表紙として貼り付けるための用紙

関連ﾘﾝｸ

｢FUJITSU 公共ｿﾘｭｰｼｮﾝ IPKNOWLEDGE｣紹介ｻｲﾄ