日本ﾄﾗﾝｽｼﾃｨ／内部統制ｼｽﾃﾑ構築にかかる基本方針を改定｜物流ﾆｭｰｽ

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■ 日本ﾄﾗﾝｽｼﾃｨ／内部統制ｼｽﾃﾑ構築にかかる基本方針を改定

内部統制ｼｽﾃﾑ構築にかかる基本方針の改定に関するお知らせ
当社は､平成27年５月１日開催の取締役会において､｢内部統制ｼｽﾃﾑ構築にかかる基本方針｣を一部改定することを決議いたしましたので､下記のとおり､お知らせいたします｡
記
(1)取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
①｢企業理念｣､｢行動指針｣および｢行動規範｣を定めた｢日本ﾄﾗﾝｽｼﾃｨｸﾞﾙｰﾌﾟ企業倫理要綱｣を制定し､役員および使用人に周知することで､法令遵守および社会倫理の遵守を企業活動の基盤とする｡
②ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽに関する体制を整備し､ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽを確実に実施することを支援･指導する組織として､ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ規程に基づく社長直轄の｢ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ委員会｣を設置し､体制･施策等の充実を図るとともに､ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽに関する啓蒙･教育活動を行う｡
③社内からの法令･企業倫理に関する相談･通報に対し､｢ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ相談窓口｣を設置し､必要に応じてその調査と対応策を実施する｡
④社長直轄の内部監査組織｢内部統制室｣により､使用人の職務執行が法令および定款に適合しているか､定期的に監査し､業務の評価･是正を行う｡
⑤財務報告の信頼性を確保するため､金融商品取引法に基づく内部統制報告書の有効かつ適切な提出に向けて､内部統制ｼｽﾃﾑの構築を行う｡
(2)取締役の職務の執行にかかる情報の保存および管理に関する体制取締役の職務の執行にかかる情報の保存および管理が適切に行われるよう､取締役会規程､稟議規程および文書保存規程において､情報の保存および管理の方法に関する事項を定め､取締役はこれに従う｡
(3)当社および子会社における損失の危険の管理に関する規程その他の体制事業活動に影響を及ぼすﾘｽｸを除去し､可能な限り被害を極小化するため､ﾘｽｸ管理委員会を設置し､委員会の下にはﾘｽｸに応じた各種委員会を設置する｡ﾘｽｸ管理委員会はﾘｽｸ管理委員会規程の定めにより､ﾘｽｸ管理推進の基本方針･施策の決定､緊急時における組織体制の構築､ｸﾞﾙｰﾌﾟ社員への教育の実施､当社ｸﾞﾙｰﾌﾟ内へ提供するﾘｽｸ管理情報の決定等を行う｡
(4)取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制当社は､取締役会規程に基づき取締役会を月１回以上開催する他､取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するため､次の事項を行う｡
①常務会を原則として月２回開催し､経営に関する重要事項および関係会社における重要事項を主な付議事項とし協議する｡
②経営計画委員会を原則として月２回開催し､中期経営計画を推進する上で重要な課題について協議する｡
③予算委員会を定期的に開催し､予算案策定や予算の進捗管理を行う｡
④海外事業委員会を原則として月１回開催し､海外の事業における重要課題について協議する｡
⑤部店長会議を月１回開催し､経営意思決定の即時伝達や各部店の営業報告等を行い情報の共有化を図る｡
⑥取締役の職務の執行に際し､組織規程および職務権限規程に判断基準を定め､経営の効率性を図る｡
(5)当社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
①子会社の管理業務は関連事業部が行うものとし､子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の会社への報告は関連事業部および担当取締役が定期的に受ける｡
②内部統制室による定期的な監査を実施し､子会社の業務の評価･是正を行う｡
③子会社における経営上の重要事項については､関係会社管理規程に基づき当社常務会で協議し承認する｡また､ｸﾞﾙｰﾌﾟ全体での会議を定期的に開催して（関係会社経営会議に加え､ﾃｰﾏに応じ個別会議も開催）､子会社の業務効率化､法令遵守､諸法令改正への対応､ﾘｽｸ管理等についての意見交換や情報交換を行う｡
④当社の取締役､監査役および使用人を子会社の取締役や監査役として派遣し､子会社の管理体制を強化する｡また､ｸﾞﾙｰﾌﾟ共通の会計ｼｽﾃﾑの導入､子会社に対する間接業務の提供､資金調達の効率化のためのｼｽﾃﾑの導入などにより､職務の執行が効率的に行われる体制を構築する｡
⑤｢日本ﾄﾗﾝｽｼﾃｨｸﾞﾙｰﾌﾟ企業倫理要綱｣を子会社の役員および使用人に周知することで､法令遵守および社会倫理の遵守をｸﾞﾙｰﾌﾟ経営の基盤とする｡
(6)監査役がその職務の補助をすべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項当社は､監査役の職務の補助をすべき使用人は置いていないが､今後､監査役からの要請があった場合､充分検討したうえで､同使用人を置くことを決定する｡
(7)前号の使用人の取締役からの独立性および監査役の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
①監査役および監査役会は､監査役の職務の補助をすべき使用人を置いた場合､その補助の職務期間中は同使用人の指揮命令権を有し､取締役からの独立性を保持する｡
②監査役の職務の補助をすべき使用人の人事異動等については､監査役および監査役会の同意を要する｡ 3 (8)当社の取締役および使用人ならびに子会社の取締役､監査役および使用人またはこれらの者から報告を受けた者が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
①監査役は､(4)および(5)にかかげる重要会議（取締役会､常務会､経営計画委員会､部店長会議､関係会社経営会議）に出席し､取締役､部支店長､子会社取締役の業務執行状況の報告を聴取する｡
②監査役は､会計監査､業務監査を定期的に実施し､取締役および使用人からの報告を受けるとともに､稟議事項の監査など､日常の監査上で発見した諸課題について､随時､取締役および使用人より､その業務執行状況の報告を求める｡
③子会社の役員および使用人から監査役への報告は､直接行う方法のほか､内部統制室または関連事業部を通じて行う｡
④監査役は､内部統制室と定期的な情報交換会を実施するとともに､内部監査の結果については､その報告を受ける｡
⑤監査役は､関連事業部と定期的な情報交換会を実施するとともに､子会社の状況について､報告を受ける｡
⑥監査役は､子会社の監査役との間で､意見交換および情報交換を行う｡ (9)前号の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制当社は､法令･企業倫理に関する相談･通報･報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを｢日本ﾄﾗﾝｽｼﾃｨｸﾞﾙｰﾌﾟ企業倫理要綱｣および｢ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ規程｣において定め､相談･通報･報告した者を保護する｡
(10)監査役の職務の執行について生ずる費用の前払または償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項当社は､監査役がその職務の執行について生じる費用等について､会社に前払い等の請求をしたときは､監査役監査規程および役員旅費規程に基づき､当該費用または債務を処理する｡
(11)その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制監査役は､代表取締役ならびに会計監査人との間で､定期的な協議を実施し､意見交換と情報の共有化を図る｡
(12)反社会的勢力を排除するための体制当社は､企業防衛の観点より､反社会的勢力との関係遮断を必要不可欠と考え､｢反社会的勢力への対応ﾏﾆｭｱﾙ｣を整備するなど､社会秩序や健全な企業活動を阻害するおそれのある団体･個人による不当な要求等への対策の強化を図る｡万が一､このような団体･個人が関わりをもってきたり､金銭等の要求をしてきたりした場合には､毅然とした態度をもって接し､組織的な対応により､不当な要求を断固として排除する｡また､当社の意に反し､このような団体･個人と関わりをもってしまった場合には､社内関係部門および外部専門機関との協力体制により､速やかに関係解消に向け対応する体制を整備する｡