櫻島埠頭／内部統制ｼｽﾃﾑ構築の基本方針の一部を改定｜物流ﾆｭｰｽ

ﾆｭｰｽ　

用語　

ｾﾐﾅｰ

■櫻島埠頭／内部統制ｼｽﾃﾑ構築の基本方針の一部を改定

内部統制ｼｽﾃﾑ構築の基本方針の一部改定に関するお知らせ
当社は､平成 27 年 5 月 1 日開催の取締役会において､内部統制ｼｽﾃﾑ構築の基本方針に関して､下記のとおり一部改定することを決議いたしましたので､お知らせいたします｡なお､改定箇所につきましては､下線で示しております｡
記
（１）取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制取締役は､原則月１回開催する取締役会のほか､原則週１回開催する経営会議（以下､月曜会という｡）において､取締役会規程及び月曜会規程に基づき重要な業務執行に関する事項の審議･決定と重要事項に関する報告を行う｡また､各担当取締役は､業務が法令･定款その他諸規則に従い適法かつ適切であるかどうかを判断し執行する｡監査役は､取締役から担当業務に関する情報を適宜聴取するとともに､取締役会及び月曜会に出席しその業務が適法かつ適正かを監査し､必要に応じて意見を述べる｡
（２）取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制取締役は､当社の｢文書管理規程｣に従い取締役の職務執行に係る文書･電磁的記録の保存及び管理を行い､他の取締役及び監査役からの文書の閲覧要請に備える｡
①総務ﾕﾆｯﾄ担当取締役を取締役の職務執行に係る文書･電磁的記録の保存及び管理に関する全社的統括責任者とし､代表取締役社長は､当該取締役が作成し､取締役会の承認を得た文書管理規程に従い､取締役の職務執行に係る情報を文書又は電磁的記録として保存及び管理する執行責任を持つ｡
②総務ﾕﾆｯﾄ担当取締役は､少なくとも年に一度､定期に取締役の職務執行に係る文書･電磁的記録の保存及び管理の状況を調査し､その状況を監査役会に報告する｡
③文書管理規程の改廃は､取締役会の承認を得て行う｡その他､取締役の職務執行に係る文書･電磁的記録の保存及び管理の詳細は､文書管理規程に規定する｡
（３）当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制各部門の所管業務に付随するﾘｽｸ管理は､当該担当ﾕﾆｯﾄが行うとともに､防災､環境等の各個別委員会（以下､個別委員会という｡）が､当該委員会所管業務のﾘｽｸ管理を横断的に行う｡子会社の業務に付随するﾘｽｸ管理については､管轄する港運ﾕﾆｯﾄが子会社の社長とともに行う｡子会社を含む企業集団の総合的ﾘｽｸ管理に関しては､代表取締役社長を委員長とする｢ﾘｽｸ管理とｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽに関する委員会｣（以下､ＲＣ委員会という｡）が行う｡ＲＣ委員会は､定期に開催され､監査役も出席し､必要に応じて意見を述べる｡
①ＲＣ委員会は､ﾘｽｸ管理規程を制定し､取締役会の承認を得る｡同規程の改廃についても同様とする｡
②ＲＣ委員会は､各ﾕﾆｯﾄ､各個別委員会及び子会社のﾘｽｸ管理状況の有効性を検証するとともに､有効性に疑問がある場合はその改善策を提言する｡また､当該検証結果及び提言内容は､取締役会に報告し､重要な事項については審議する｡
（４）取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制各ﾕﾆｯﾄ及び各個別委員会の職務の職掌､権限を明確にし､情報処理の効率化と情報の社内共有化を促進し､ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽに留意しつつ､経営目標の使用人への浸透を図りその達成に向け職務執行の効率性確保に継続して努力する｡
（５）使用人の職務の執行が法令･定款に適合することを確保するための体制代表取締役社長は､ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ･ﾎﾟﾘｼｰを表明し､使用人に対し明確な行動基準を示す｡各ﾕﾆｯﾄ･各個別委員会は､その所管業務に付随するｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ管理（教育を含む｡）を行う｡ＲＣ委員会は､全社的管理を行う｡また､ＲＣ委員会の統括のもと､内部監査室がｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽに関する内部監査機能を担う｡また､内部通報制度を設ける｡
①ＲＣ委員会は､代表取締役社長の示したｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ･ﾎﾟﾘｼｰと行動基準の遵守状況を定期に検証し､その改善方法を検討するとともに､その内容を取締役会に報告し､承認を得る｡
②内部監査室は､定期にそのｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽに関する内部監査状況をＲＣ委員会に報告する｡報告を受けたＲＣ委員会は､その内容を検討し､問題がある場合は､その改善方法等を含め取締役会に報告し､承認を得る｡
③ＲＣ委員会は､法令･定款違反行為があった場合は､取締役会に対し当該違反行為の是正を求め､責任者の処罰を求めることができる｡
（６）当社及び子会社における業務の適正を確保するための体制子会社の業務の執行については､その自律性を尊重しつつも､当該子会社を管轄する港運ﾕﾆｯﾄと総務ﾕﾆｯﾄが｢子会社等管理規程｣に基づき適切に管理する｡港運ﾕﾆｯﾄと総務ﾕﾆｯﾄは､定期に子会社の経営内容に係る情報を収集し検証を行う｡両ﾕﾆｯﾄの担当取締役は､その結果を取締役会へ報告する｡子会社に係る承認事項については､港運ﾕﾆｯﾄが子会社とともに検討し､月曜会または稟議書により代表取締役社長の決裁を受ける｡また､監査役及び内部監査室は､必要に応じて子会社の業務監査または会計監査を実施し適法性について監査する｡代表取締役社長は､当社のｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ･ﾎﾟﾘｼｰと行動基準を子会社と協力会社に対し明確に示す｡
（７）当社及び子会社の取締役及び使用人の監査役への報告体制その他監査役への報告に関する体制及び監査役監査が実効的に行われることを確保するための体制当社及び子会社の取締役及び使用人は､監査役から業務執行に関する事項について報告を求められたときは､速やかに適切な報告を行う｡また､法令等の違反行為や､当社または子会社に著しい損害を及ぼすおそれのある重要事実などを発見した場合は､内部通報制度等によりその内容を監査役に伝達しなければならない｡なお､当該通報をしたことを理由として､会社は通報者に対し不利益な取扱いを行うことを禁止する｡また､監査役は､職務の執行に必要でないと認められた場合を除き､会社の費用負担で独自に外部専門家（公認会計士､弁護士等）に助言を求めることや､調査､鑑定その他の事務を委託することができる｡
（８）監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及び当該使用人の取締役からの独立性に関する事項監査役の要請がある場合には､監査役の職務を補助すべき使用人を任命し､当該使用人に対する指揮命令権は監査役会に属する｡当該使用人の異動､評価等を行う場合は､予め監査役会の承認を求めなければならない｡
（９）反社会的勢力排除に向けた体制ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ･ﾎﾟﾘｼｰと行動基準に､反社会的勢力からの取引や金銭の要求には毅然と対応し､一切関係を持たない旨を明記するとともに､社内研修等を通じて周知徹底を図る｡また､総務ﾕﾆｯﾄが中心となり､外部の専門機関と連携して情報の収集､交換を行うなど反社会的勢力排除に向けた体制を整備する｡