澁澤倉庫/「内部統制システムの整備に関する基本方針」を一部改訂|通販物流代行・物流コンサルティング・社員教育のイー・ロジット

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澁澤倉庫/「内部統制システムの整備に関する基本方針」を一部改訂

「内部統制システムの整備に関する基本方針」一部改訂に関するお知らせ

当社は、本日開催の取締役会において、平成 30 年 10 月 1 日付で「内部統制システムの整備に関 する基本方針」を一部改訂することを決議しましたので、お知らせいたします。

内部統制システムの整備に関する基本方針

① 取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するた めの体制

当社および当社子会社(以下「当社グループ」という。)の役職員およびその業務に従事す る者でコンプライアンス委員会が必要と判断した者(以下「役職員等」という。)が遵守すべ き規範として、企業理念および経営の基本方針に基づき、「行動規範」を制定するとともに、 コンプライアンス委員会(委員長:取締役社長)を設置し、コンプライアンスへの取組を強 化しており、今後もすべての事業活動において企業の社会的責任を全うすべく取り組んでい きます。 コンプライアンス委員会は、定期的に会議を開催し、問題点の検討と解決策の討議を行う ほか、次の活動を行います。

ⅰ)「行動規範」の管理と改訂の立案

ⅱ)役職員等のコンプライアンス意識の調査と意識向上のための活動

ⅲ)法令等の遵守と倫理に関する教育訓練計画の立案・実施

ⅳ)法令等の遵守と倫理に関する情報の収集およびリスクの想定

ⅴ)問題発生が予想される場合の関係者との協力による未然防止

ⅵ)法的、倫理的緊急事態発生時の被害軽減措置と再発防止策の立案

ⅶ)活動状況、決議事項および問題点の経営執行会議および取締役会への報告

法令等の遵守に関する相談や問題の通報を受け付ける窓口として、社内および社外に「ヘ ルプライン」を設置し、公益通報者保護法に対応いたします。 内部監査の担当部所として内部監査室を設置しており、当社グループの内部監査を実施し、 当社グループに重大な影響を与えると判断する事項について、賞罰委員会、コンプライアン ス委員会に報告いたします。 企業経営および日常業務に関して、複数の法律事務所と顧問契約を締結し、法令および定 款に適合することを確保するため必要に応じてアドバイスを受けます。 

② 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

「文書規程」および「文書取扱要領」に基づき、取締役の職務の執行に係る情報を文書で 記録し、保存および管理します。取締役および監査役は、常時、これを閲覧できるものとし ます。

③ 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

財務・法務・環境・品質等に関するリスクについては、それぞれ当社グループの対応部所 において必要に応じて、社内規程・業務マニュアル・顧客対応マニュアル等を作成・配布し、 研修を行います。 災害等に関するリスクについては、「危機管理計画書」に基づき、取締役社長を本部長とす る危機管理対策本部が中心となって、平時には防災対策を実施し、発災後は事業の早期復旧 を行います。

④ 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

以下の経営管理システムにより取締役の職務の執行の効率化をはかります。

ⅰ)「職務権限・責任規程」、「決裁手続規程」による重要事項の具体的判断基準の明確化

ⅱ)取締役(社外取締役を除く)、上級執行役員以上の執行役員および監査役(社外監査 役を除く)を構成員とする経営執行会議による重要事項の審議

ⅲ)当社グループの中期経営計画を定め、会社として達成すべき目標の明確化

ⅳ)経営執行会議および取締役会による月次業績のレビューと改善策の実施

ⅴ)執行役員制度の導入による、取締役会の運営の効率化、意思決定の充実化、監督機 能の強化

⑤ 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用

人に関する事項 監査役は、内部監査部門所属の職員に監査役監査に関して必要な事項を指示することが できます。 なお、これ以外の補助すべき使用人を置くことを求められた場合は、その要請に基づき、 協議のうえ対応します。

⑥ 前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項

前号の指示を受けた職員の人事異動については、監査役の意見を尊重します。 監査役より指示を受けた職員は、その指示に関して、取締役および所属長等の指揮命令を 受けないものとします。

⑦ 取締役および使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に 関する体制

当社グループの取締役および職員において、次に定める事項を速やかに当社の監査役に報 告するよう取り決め、これを実施します。 

ⅰ)会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項

ⅱ)毎月の経営状況に関する事項

ⅲ)内部監査状況およびリスク管理に関する重要な事項

ⅳ)重大な法令違反・定款違反

ⅴ)ヘルプラインによる通報状況および内容

ⅵ)その他取締役および職員が重要と判断した事項 なお、当社の監査役へ報告を行った取締役および職員が、当該報告を行ったことを理由 として不利益な取扱いを受けることを禁止します。

⑧ その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

監査役は、重要な会議に参加し意見を述べるとともに、代表取締役と定期的に会合をもち、 会社が対処すべき課題、監査役監査の状況、監査上の重要課題について意見交換し、併せて 必要と判断される要請を行います。 監査役は、内部監査部門および会計監査人と、監査計画の策定および実施等において、定 期的な打合せを行い、効率的な職務遂行をはかります。 なお、監査役が職務を執行するうえで必要となる費用について、当社に請求を行った場合 は、監査役の職務の執行に必要でないと明らかに認める場合を除き、これを支払うものとし ます。

⑨ 当社グループにおける業務の適正を確保するための体制

ⅰ)当社と当社子会社は、経営管理に関する協定を結び、業務の適正確保をはかります。

ⅱ)当社の取締役(社外取締役を除く)、上級執行役員以上の執行役員、監査役(社外監 査役を除く)および連結子会社の取締役社長(海外を除く)は、連結経営会議を年 2 回開催し、経営の相乗効果を追求するために協議します。 ⅲ)当社子会社各社の取締役社長(ただし、海外子会社は国際営業部長)は、関係会社 報告会において、当社の代表取締役、上級執行役員物流営業部門管掌役員補佐およ び監査役(社外監査役を除く)に対し、業況について定期的に報告するとともに、 当面の課題について協議します。

ⅳ)海外現地法人代表者、海外駐在員事務所長は、海外関係会社報告会において、当社 の代表取締役、上級執行役員物流営業部門管掌役員補佐および監査役(社外監査役 を除く)に対し、業況について年 2 回報告するとともに、当面の課題について協議 します。

ⅴ)当社グループは、財務報告の信頼性を確保するため、金融商品取引法その他の関連 法令に従い、関連規程等の整備をはかるとともに適切に報告する体制を整備し、そ の体制についての整備・運用状況を定期的・継続的に評価をする仕組みを構築しま す。

ⅵ)当社グループの監査役は、定期的に協議を行い、業務の適正化を確保するため、連 携をはかっております。

ⅶ)当社グループは、共通の会計管理システムを導入し、業務の効率化をはかっており ます。 

⑩ 反社会的勢力に対する対応方針

ⅰ)反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方 当社グループは、市民社会の秩序や安全を脅かす反社会的勢力・団体に対しては一 切の関係を遮断します。また、それらの活動を助長するようなことも行いません。

ⅱ)反社会的勢力排除に向けた整備状況 役職員等が遵法的、健全かつ倫理的な態度と行動をとるために遵守すべき事項を明 示した「行動規範」において、反社会的勢力・団体との一切の関係を遮断する旨を 定めています。また、総務部を担当部所として、警察および公益社団法人警視庁管 内特殊暴力防止対策連合会などの関係諸団体に加盟し、緊密に連携をとるとともに、 当社グループ全体の横断的な組織として「渉外委員会」を設置しています。さらに、 「反社会的勢力対応要領」、「渉外対応マニュアル」によって、迅速かつ組織的に対 応できる体制を整備しています。