個人情報保護強化のため社内物流追跡管理システムを構築

　株式会社損害保険ジャパン（以下「損保ジャパン」、社長：佐藤正敏）は、社内で日々大量に輸送される重要書類の輸送状況を追跡管理するシステムを構築し、５月１４日から稼動させました。

　このシステムの稼動により、個人情報を含む重要書類の社内間の輸送において中間経由地の通過記録をリアルタイムに管理し、より確実な受け渡しを実現します。損保ジャパンは、このシステムをお客さま情報に関するセキュリティ対策に活用していきます。

１．社内便トレースシステムの構築の経緯

　損保ジャパンでは、従来、お客さま情報を大切に取り扱うよう努め、特に個人情報保護法が全面施行された２００５年からは社内の部署間の個人情報の受け渡しには、それぞれの部署間の受発信記録を確実に残すよう対策を進めてきました。
　今般、この取り組みをさらに進め、重要書類の中間経由地点通過状況をリアルタイムに確認可能とし、また受発信部署双方での受領確認を可能とすることにより受け渡しの確実性を向上させることを目的として、社内便トレースシステムを構築することとしたものです。

２．新システムの概要

　社内間の重要書類送付の際に、あらかじめ送付元、送付先、送付物などの情報を新システムに入力すると自動的にバーコード付きの送付状が作成されます。新設した重要書類専用封筒に送付状を添付し、中間経由地でこのバーコードを読み取ることにより、社内の輸送状況をリアルタイムに把握するシステムです。送付先の部署で送付物受領完了の入力を行うことにより、送付元あてにメール通知されます。また、所定の日数経過後に送付物が到着しない場合には、確認を求める警告メールが自動的に送付元・送付先の双方に送信されます。
　新システムの対象となる重要書類は、センシティブ情報を含む書類をはじめ、主にお客さま情報を含む書類です。なお、新システムの利用対象者数（グループ会社を含む）は約２万人、想定通数は１日あたり６千通です。
　また、この新システムの稼動開始にあわせ、社内の重要書類の取り扱いルールを厳格化しています。具体的には、中間経由地等の仕分け拠点（通称：メールセンター）において、重要書類を別管理することとし、また、受け渡しについても「通数確認」「対面授受」を実施することとしており、これらにより確実な実施が確保できる体制を目指します。

３．今後の展開

　稼動開始時点では、特に大切に取り扱うべき、個人情報が掲載された重要書類を対象として新システムの利用を開始しています。早期に定着をはかり、今後、対象書類を拡大していく予定です。

以上